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Sharepoint之:如何利用列表功能自动编号
有的时候,为了非常清楚、简单、快速地识别系列文件,我们会要求为这些系列文件编号,不能重复地编号,并且是一些容易识别的有特征的号。
人工编号时间久了,编号记录很容易发生混乱,记不准的情况时有发生。这个时候,就希望有个可以自动编号系统,编出来的号有可识别的特点,并且是唯一、有档案可查的,减少人为错误。
下面是利用Sharepoint列表功能制作自动编号系统的方法。
01
定义好需要的编号规则,比如:编号特征+辅助取号 -- “2017文件xxxx”。
这个编号规则是根据文件分类管理的需求而自定义。在建编号系统前最好能够固定下来,省得后面改起来,牵涉到方方面面太多。
02
创建一个自定义列表,这是个辅助计数列表,步骤是Sharepoint通用创建自定义列表的方法:网站设置--创建--自定义列表。
在列表的设置中,创建栏,辅助计数列表可以只有三栏:标题、上一个编号、下一个编号。上一个编号定义是几,编号就从几+1开始编;下一个编号列是计算值,公式是“=[上一个编号]+1”。
新建一个项目,标题为“111”,上一个编号输入0。如果想编号从5开始,那么输入上一个编号为5。
这里是关键的地方,后面还会用到这一步建的项目。
03
下面再创建另一个用于正式编号的列表,方法同自定义列表的创建。正式编号列表包含四栏:标题、文件编号、编号特征、辅助取号。
编号特征栏设定为默认值,比如:“2017文件”。
文件编号栏设定为计算值,公式为“=编号特征+辅助取号”,这样,文件编号就是我们期望的“2017文件xxxx”的模样了。只是这时候的辅助取号功能还没开始正常工作,要再设定取号的工作流。
04
设计正式编号列表的workflow。
用Sharepoint Designer设置列表的工作流,工作流开始选项要都勾上。见下图:
在操作中选设置工作流变量,将工作流变量新建名字为“变量:号”,设置工作流变量“变量:号”=“辅助计数列表:下一个编号”。
在操作中选设置当前项目中的域,将“辅助编号”设置为工作流变量“变量:号”。辅助编号栏的取号功能,也可以自动完成了。
最后,在操作中选更新列表项,更新辅助计数列表中“上一个编号”为“变量:号”,选择列表项中标题为“111”的项。
这样,标题为“111”的项目,就可以进行循环编号了,完成了编号自动递增功能。
05
调整编号列表。
为了避免新建编号的一些误操作,希望编号只输入一些规定需要输入的数据即可,计算值需要隐藏起来不输入。
步骤是:列表的设置--列表设置--高级设置--把“是否允许管理内容类型?”改成“是”,在单击确定后,在内容类型处,修改项目,把在新建按钮上不需要填写的栏隐藏起来。
现在就可以正式新建编号了。新建时,只需输入文件名字就可以,编号就会自动生成了,而且是唯一连续递增的编号号。
已离职人员sharepoint共享文档,如何更换负责人
1、单击sharepoint共享文档,单击属性中的同步任务窗口,打开属性对话框。
2、单击“角色”选项卡,选择要更改的离职人员成员。
3、单击“更改角色...”,打开“更改角色”对话框,选择所要更换的负责人,并单击“确定”,就会成功设置,在已离职人员sharepoint共享文档中更换负责人的操作了。
文章题目:sharepoint设置 sharepoint设置权限
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