如何使用微软Windows SharePoint进行文档协作

使用Windows共享服务区文件工作室（Windows SharePoint Services Document Workspace）进行文档间的协作，通过它的文件共享能力、检索功能，存取控制与版本控制功能，你的用户可以在协作完成文档的同时，确保文档的安全性、一致性，以及历史文档可用性。下文将详细介绍如何通过SharePoint进行文档协作。

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预备SharePoint

假定你已经安装了Windows Server 2003 R2提供的Windows SharePoint服务，并为网站配置好了SSL，就像我在自己的实验室中所做的那样。如果你想迅速为你的网站增加SSL能力而又不想去获取证书或建立自己的证书颁发机构，不妨考虑使用IIS 6.0资源工具箱中的Self SSL工具。为了通过SharePoint将Word和你的新Windows服务器集成在一起，你必须事先配置好SSL。

在我的实验室配置中，我在一个命名为“example”域中的一台服务器上运行该服务。在该服务器上我同时还运行了Exchange，Exchange可以很好地增强SharePoint的协作能力。另外，我已经将我的SharePoint服务器加入我工作站的“可信任区”（Trusted Sites）。同样，我配置SharePoint允许被指定作为投稿人（Contributor）与网页设计者（Web Designer）的用户建立子网站和工作区。你可以进入修改网站（Modify Site）与工作区的创建（Workspace Creation）页并选中上述两个网站群的复选框，完成后点击OK，就可完成上述功能。现在，非管理员权限的用户也可以建立新的网站了。你必须自己作出选择，是允许你的用户们自行创立文件工作区，还是统一由你来进行。

在进入本文的Word部分之前，你们应该同样创建一些SharePoint用户，方法是：进入HomeSite SettingsManage users，然后点击“Add Users”。你可以增加本地用户或域用户，并决定新用户将被分配为哪个角色，而后点击Next。在下一步，除非你已经提供用户的e-mail地址或用户名，否则会要求你提供这些资料。SharePoint同样允许你随意设定欢迎词并向新用户发送。当完成后，点击Finish。

以上是服务器配置部分，下面我将进入相关的Word部分，并在后文的进度中介绍我们会接触到其他可用的SharePoint任务。

使用Outlook进行文件协作

使用SharePoint，有许多办法让你可以与他人合作，最常见的协作方式一般是从使用Outlook把工作文件E-mail给你想要协作的用户开始。

在将文件保存在本地后要使用此方式，就需在Word中选“FileSend To Mail (as Attachment)”。Outlook将打开一发信窗口，并把你的文档作为其中的附件。接着，输入接收者的E-mail地址，并点击“Attachment Options”（附件选项）按钮。随后将打开附件选项的任务区，其中你可以选择建立一个SharePoint文件工作区并共享该文件。注意在“Create Document Workspace at”框中的“https”前缀，一旦你选定了相关选项，点击“Send”（发送）按钮。如果文件工作区创造成功，在你的Outlook收件箱中会收到一封信，提示创建成功。否则，会有一封信告知你失败的原因。

收件人将收到你发出的信件，并告知他可以在本地修改该文件，或直接修改文档的共享拷贝。我将打开收件人的信件，并点击“文件共享拷贝”的链接，这将带我们进入“Test 3”文件工作区。注意成员列表包含两个用户，发送者与接受者，你可以发送邀请邮件给成员列表上列出的多名用户，同样注意共享空间名称取决于你在附件中发送的Word文档名称。由于使用该方式，你将无法控制SharePoint分配给共享工作空间的名称。

Word的协作功能

要开始使用文件协作，并不一定必须使用Outlook来发送文档。通过使用Word的内置工具，你可以在SharePoint服务器上建立文件工作区。在深入了解Word的协作功能之前，有个要点必须留意：和使用Outlook进行协作的方式一样，将文档加入到SharePoint服务器的文件工作区之前，你需要在本地保存一个文档副本。然后，当你关闭并重新打开该文档时，Word将自动检查本地的副本文档是否是最新的版本，并根据检查结果进行文件更新。当遇到文件的编辑发生冲突时，SharePoint会询问你保留哪个版本。

Outlook和Word在处理文件工作区创建的方式上存在关键的差异。在Outlook中，文件工作区使用文档自己的名称。而通过Word来建立一个文档工作区时，你可以指定文件工作区的名称，文档则以原有的名称保存在工作区内。

要使用Word的协作功能，通过“Share Workspace”任务板进行访问——进入菜单“ToolsShared Workspace”，在Word内建立一个新文件工作区，并在该文件区中保存你的文档：进入“ToolsShared Workspace”菜单，在Shared Workspace任务板上为文件工作区设定名称。在Shared Workspace中键入SharePoint服务器路径，点击Create（创建）按钮。

一旦你的工作区建立完成，Shared Workspace任务板会产生细微的变化，反映出新工作区的名称以及工作区中的成员。

应注意“Add new members”（增加新成员）链接，这个链接的用途是向你的项目增加其他人，特别是当你试图在Outlook中将你的附件文档发给多个人时。点击这个按钮，Word会打开增加新成员对话框，通过它你可以通过输入E-mail地址或用户名增加新用户，完成后，点击Finish。点击Finish之后，Word会向这些新成员分别发送一个e-mail邀请。

如何编辑共享功能

要做到编辑共享文件，必须在另外一台电脑上以“Auser”身份登录，而这个身份我已经事先将其指定为新建文件工作区的用户，在共享文件列表中点击文件名即可将其打开。然后，你可以对文件进行任何你需要进行的修改。但是为了保存修改，你将会看到一个“另存为（Save As）”的对话框，默认的保存位置则是你SharePoint服务器上的文件工作区。而保存完毕之后，“Modified By”（修改者）栏将会变化，变成最后修改该文件的用户姓名。

在虚拟空间上能装SharePoint吗？

不能装。

Windows SharePoint Services服务需要Windows 2003系统的支持，才能正常运行。

此外，还得在Windows 2003系统中安装、配置Internet信息服务（IIS6）和ASP.NET组件。默认情况下，出于安全方面的考虑，Windows 2003系统是不安装这些组件的。

而且SharePoint不是网页形式，而是软件，需要安装

所以结论是除非你跟那边的网络管理员关系很好，让他帮你装，不然你自己是不能装的。

sharepoint存储空间减少

磁盘驱动器的可用空间不足。SharePoint是一个企业级的协作平台，sharepoint存储空间减少是磁盘驱动器的可用空间不足，磁盘是指利用磁记录技术存储数据的存储器。

当前文章：sharepoint空间 sharedfolders上空间不足
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